4 tips om je workflow te verbeteren

Houd je concentratie erbij!

Iedereen weet dat geconcentreerd werken niet vanzelf gaat. Kan je je aandacht er niet bijhouden tijdens een vergadering of switch je om de vijf minuten van opdracht? Heb je geen overzicht in de taken die je aan het doen bent? Dan hebben wij een paar handige apps en tips voor je die je helpen om effectiever te werken!

 

 Tips concentratie verbeteren

 

 #1 ToDoist

Deze app brengt al je opdrachten en werkzaamheden samen. Ook is hij voor elk doel te gebruiken. Dus niet alleen voor op kantoor, maar ook voor al je herinneringen in en rondom het huis komt de app goed van pas. ToDoist helpt je bij het overzichtelijk maken van je dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse taken. Daarnaast visualiseert de app je (voltooide) taken, waardoor je makkelijk kan zien wanneer je goed hebt gewerkt en wanneer je een wat mindere dag had. Voor zakelijk gebruik kan je je taken delegeren: je kan anderen verantwoordelijk maken voor die taak. Zo maak je voor jezelf meer ruimte vrij. Wil je weten wanneer er wat nieuws is ingezet door collega’s? Zet dan meldingen van projecten aan. En ook heel handig: hij is te gebruiken op je smartphone (Android en iOS), computer en zelfs je wearable.

Afbeelding
Afbeelding

#2 Trello

Je hebt de naam vast al wel een keer voorbij horen komen: Trello. Dé takenapp voor projecten. Alle taken samengevat op één groot bord, met handige kleuren en checklists die je eenvoudig af kan gaan. De taken kan je zelf benoemen en indelen, maar de taken zijn standaard ingedeeld in ‘Te doen’, ‘Bezig’ en ‘Klaar’.

Als je op een taak klikt, krijg je gelijk alle details en acties te zien die je kan doen met de taak. Zo kan je in één klik zien wat er gebeurt.

Wil je instellen dat medegebruikers maar een bepaald deel van het bord kunnen zien of bewerken? Dan kan je de zichtbaarheid van het bord instellen. Alle activiteiten van de leden kan je snel zien in een menu aan de rechterkant van het bord.

Ook is Trello te gebruiken op meerdere apparaten. Trello is gratis te downloaden voor Android en iOS.

 
 

#3 Slack

Slack is er om overzicht te creëren in de vele gesprekken met collega’s die je dagelijks hebt. Dit doet Slack door verschillende kanalen te gebruiken in plaats van één groot kanaal waar alles binnenkomt. Alle berichten komen binnen in de map waar ze voor bedoelt zijn.

Slack biedt ook de mogelijkheid om verschillende programma’s toe te voegen aan je kanalen. Zo kun je voortaan direct vanuit Slack simpele taken uitvoeren die je normaal vanuit het programma zelf zou moeten doen. Je kan bijvoorbeeld ook Google Drive en Dropbox toevoegen. Ze zeggen zelf dat je meer dan 1500 programma’s kan toevoegen. Slack werkt vanuit de Cloud, dus je hebt alles op één plek, waar je ook bent en met welk apparaat je ook werkt!

Afbeelding
Afbeelding

#4 Pomodoro techniek

Onze laatste tip is eigenlijk geen app, maar wel heel effectief en daarom willen we je deze niet onthouden. De Pomodoro techniek is een methode die je zelf kan leren om uitstelgedrag en afleiding de baas te worden. Het idee is dat je in cycli van 25 minuten gefocust werkt om daarna 5 minuten pauze te nemen om te doen wat je wilt. Na dit vier keer gedaan te hebben neem je een kwartier pauze, om daarna weer van voren af aan te beginnen. Hiermee creëer je overzicht en is de kans groot dat je meer voldoening haalt uit je werkzaamheden.

In het kort ziet de techniek er als volgt uit:

1. Besluit welke taak je gaat doen

2. Stel de timer in op 25 minuten

3. Focus voor die tijd aan de gekozen taak

4. Neem 5 minuten pauze

5. Nadat je dit vier keer hebt gedaan, neem je een langere pauze van een kwartier tot een halfuur. 

Duurt je taak korter of juist langer dan 25 minuten? Combineer dan verschillende taken of breek de taak op in verschillende ‘pomodoro’s’.

 

 

Terug naar het nieuwsoverzicht