Bereikbaarheid van jouw bedrijf tijdens de feestdagen
14-12-2021
Gesloten tijdens de feestdagen?
Stel een persoonlijke meldtekst in
December is aangebroken en de feestdagen staan weer voor de deur. Een maand van ontspanning en gezelligheid waarbij veel medewerkers hun vrije dagen opnemen. Is jouw bedrijf tijdens deze dagen ook verminderd bereikbaar of helemaal gesloten? Laat je klanten dan precies weten wanneer ze jouw organisatie wel en niet kunnen bereiken. Stel bijvoorbeeld een aangepaste meldtekst in en zit met een gerust hart aan het kerstdiner.
Een meldtekst in (laten) stellen
Hou je klanten ten alle tijden op de hoogte, dus verander je meldtekst bij gewijzigde openingstijden. Per telecomprovider zijn de stappen om een meldtekst in te stellen of tijdelijk te wijzigen anders. Denk er aan dat wanneer je dit wil laten doen hier vaak een deadline aan vast zit.
Heb je VoIP Plus via sTN?
Spreek zelf een tijdelijke meldtekst in én activeer deze eenvoudig. Hiermee heb je zelf de volledige controle over de boodschap die ingesproken wordt en wanneer deze geactiveerd wordt.
Hoe werkt het ook al weer? De door jouw afgenomen VoIP Plus telefooncentrale biedt de mogelijkheid flexberichten in te spreken, terug te luisteren en te activeren. Dit doe je op de volgende manier:
Inspreken | Bel naar: 9123 en spreek de gewenste tekst in
Terugluisteren | Bel naar: 9124
Activeren | Bel naar: *415
Om weer terug te schakelen naar jullie normale rooster:
Time of Day | Bel naar: *411
Het is ook mogelijk dat wij de boodschap voor je inspreken en activeren. Hier zitten echter wel kosten aan verbonden. De kosten voor het wijzigen van een meldtekst bedragen €22,50 en €20,- (extra) voor het inspreken van een audiobericht. Lever het gesproken audiobericht of de uitgeschreven meldtekst een week van te voren aan. Dit kan per mail naar: helpdesk@stn.nl.
Voorbeeld meldtekst feestdagen
Goedendag, dit is de voicemail van (bedrijfsnaam). In verband met de feestdagen zijn wij gesloten tot/op (datum). Laat een bericht achter en we bellen u na de feestdagen terug. Wij wensen u fijne feestdagen toe!
Automatisch Out of Office antwoord
Veel mensen maken al gebruik van een automatisch Out of Office antwoord tijdens een periode van afwezigheid. Het is fijn voor een ontvanger om te weten op welke termijn hij of zij een reactie kan ontvangen. Daarnaast is het raadzaam om te vermelden wie hij of zij wel kan bereiken.
Is het gehele bedrijf gesloten? Vergeet dit dan ook zeker niet te vermelden. Stel op die data of voor die periode ook voor de algemene mailbox(en) een Out of Office antwoord in. Zo weet de ontvanger dat jouw bedrijf tijdens bepaalde dagen toch echt niet bereikbaar is. Voor sommige bedrijven is het nodig om bij calamiteiten toch voor hun klanten bereikbaar te zijn. Verwijs men dan door naar bijvoorbeeld een noodnummer.
Voorbeeld Out of Office antwoord - algemene mailbox
Beste mailer,
Bedankt voor uw bericht. (bedrijfsnaam) is van (datum) t/m (datum) gesloten vanwege de feestdagen. Wij zijn na deze periode weer bereikbaar voor al uw berichten. Voor eventuele noodgevallen zijn wij bereikbaar op (datum) of via (e-mail). Namens het hele team van (bedrijfsnaam) wensen wij u fijne feestdagen toe!
Met vriendelijke groet, (bedrijfsnaam)
Vermelding op social media en website
Maakt jouw bedrijf gebruik van LinkedIn, Facebook, Instagram of een ander sociaal media kanaal? Vermeld daar dan via een aparte post je aangepaste openingstijden/–dagen. Tip: maak de tijden dikgedrukt en vermeldt ze apart in de tekst, niet in een lopende zin. Dit leest veel prettiger. Zet het bericht ook op je website.
sTN is zelf gesloten op:
Ook team sTN gaat genieten van de feestdagen.Wij zijn daarom gesloten op vrijdag 31 december.
