Ontdek de voordelen van mobiele bereikbaarheid
Veel ondernemers starten met 1 telefoonnummer voor het bedrijf. Als het bedrijf groeit en er meer medewerkers komen, gaat de vraag spelen: geef ik iedereen een mobiel van de zaak? In dit artikel bespreken we de voordelen van een mobiel van de zaak. We vertellen je waar je op moet letten voor de belasting. En geven je tips voor werkafspraken met je medewerker.
Drie redenen om te kiezen voor een zakelijke telefoon:
1. Jouw klant wordt sneller en persoonlijker geholpen
De ontwikkelingen in de digitale wereld hebben ons ongeduldig gemaakt. We willen niet wachten, niet later teruggebeld worden en we stappen zo over naar een andere leverancier. Wat we wel willen? Simpel: direct contact met een mens van vlees en bloed.
2. Je ontlast de telefoniste/ secretaresse
Als alle vragen binnenkomen op een centraal punt, dan kost dat 1 persoon veel tijd. Doorverbinden, terugbelverzoeken sturen, ongeduldige klanten te woord staan. Het kan snel flink veel tijd in beslag nemen. Tijd die ook beter besteed kan worden.
3. Het maakt je tot een moderne, aantrekkelijke werkgever
Het verstrekken van een mobiel, laptop of tablet van de zaak kan een mooie secundaire arbeidsvoorwaarde zijn. Het levert voordeel op voor jouw personeel en het is een blijk van vertrouwen: ze investeren in me. En dat is precies wat veel werkzoekenden (vooral jongeren) aantrekt.
Hoe zit het met de belastingregels?
De fiscale regels rond het beschikbaar stellen van een telefoon aan werknemers zijn gelukkig helder. Een mobiele telefoon van de zaak is in principe niet belast. Dat geldt voor zowel het apparaat als de abonnements- en gebruikskosten.
Tot 2015 maakte de Belastingdienst verschil tussen zakelijk en privégebruik. Een werknemer moest een telefoon voor minimaal 10 % zakelijk gebruiken, anders was er geen fiscaal voordeel. Bovendien mocht de telefoon alleen op de werkplek worden gebruikt.
Een telefoon moet noodzakelijk zijn
De Belastingdienst maakt geen onderscheid tussen zakelijk en privé gebruik. Het enige dat nu telt is het ‘noodzakelijkheidscriterium’. Jij beoordeelt of een medewerker een mobiele telefoon nodig heeft voor zijn werk. Is dat volgens jou het geval? Dan mag je de telefoon verstrekken. Bij twijfel over de noodzaak, ligt de bewijslast bij de Belastingdienst.
Jouw medewerker mag de telefoon dus ook privé gebruiken en het toestel mee naar huis nemen. Je hoeft dat voordeel voor de werknemer niet als loon te beschouwen. Je hoeft er dus ook geen sociale lasten over af te dragen.
Ook voor een desktop, laptop en tablet
Het noodzakelijkheidscriterium geldt niet alleen voor telefoons, maar ook voor desktops, laptops en tablets. Je kunt een medewerker dus meerdere apparaten verstrekken, zonder dat dit fiscale gevolgen heeft.
Let op: de voorwaarden voor noodzakelijkheidscriterium
Op de website van de Belastingdienst lees je alles over de noodzakelijkheidsregeling. Dit zijn alvast de belangrijkste voorwaarden op een rij:
1. De werkgever betaalt de kosten
Je mag de kosten voor de telefoon en het abonnement niet doorberekenen aan de medewerker. Wel mag je een eigen bijdrage vragen als een medewerker kiest voor een duurder merk of model dan noodzakelijk is.
2. De telefoon blijft eigendom van het bedrijf
De medewerker moet het toestel teruggeven of de restwaarde betalen als hij het niet meer voor zijn werk nodig heeft. Bijvoorbeeld bij beëindiging van het contract, maar ook bij een nieuwe functie binnen het bedrijf.
3. Zorg dat je de noodzaak aannemelijk kan maken
Een telefoon van de zaak kan je helpen bij het binnenkrijgen en behouden van medewerkers. Zorg wel dat je aannemelijk kunt maken dat het verstrekken van telefoons noodzakelijk is. De Belastingdienst zal dan niet moeilijk doen. Geef je een medewerker een mobiele telefoon, een laptop én een tablet, dan zal de Belastingdienst daar misschien wel vraagtekens bij zetten.
3 tips voor het regelen van mobiele telefonie voor je medewerkers
1. Laat medewerkers hun eigen telefoon kiezen
Het makkelijkst is natuurlijk als je alle medewerkers dezelfde telefoon geeft. De kans is dan wel dat de telefoon in een la verdwijnt en de medewerker de simkaart in het eigen toestel stopt. Zonde van het geld natuurlijk!
Je kunt overwegen om medewerkers een keuze te geven door een assortiment aan te bieden. Maak wel duidelijke afspraken. Wat is de hoogte van de eigen bijdrage? Wat valt onder de garantie en wat betaalt de werknemer zelf bij schade? Zo weet iedereen waar hij aan toe is en zorg je voor super tevreden medewerkers.
2. Maak heldere afspraken
Krijgt een medewerker een telefoon van de zaak? Maak dan heldere afspraken en leg die schriftelijk vast. Denk aan afspraken over gebruik, onderhoud, teruggave of afkoop bij beëindiging van het dienstverband. Maak goede afspraken over het gebruik van internetbundels. Roamingkosten voor internetgebruik in het buitenland kunnen bijvoorbeeld erg hoog uitvallen.
3. Zet de factuur op naam van het bedrijf
Zorg ervoor dat de factuur van de telefoon op naam van het bedrijf staat. Zo kan je de omzetbelasting (btw) voor de aankoop van de telefoon en/of het abonnement verrekenen. Staat de factuur op naam van de medewerker, dan betaal je als werkgever boven op de nettoprijs van de telefoon en/of het abonnement ook nog eens de BTW.
