Hoe blijf je als MKB’er goed bereikbaar in wankele tijden?

Door de lockdown zitten je medewerkers thuis en willen je klanten opeens van alles van je weten. Dit kan invloed hebben op je online -en telefonische bereikbaarheid. De bereikbaarheid van MKB-bedrijven laat soms te wensen over en wordt vaak als irritatie nummer één aangemerkt door consumenten. Terwijl er genoeg mogelijkheden zijn om dit een halt toe te roepen.

Hoe zorg je ervoor dat zij niet tegen een irritante muur van keuzemenu’s en voicemails aanlopen? En wat is er nodig om een goede flow te creëren in je contactmogelijkheden? Wij hebben 4 tips voor jou op een rijtje gezet. 

 

 

 

Tip 1: stel een belplan op

Niemand vind het prettig om lang te wachten en van het kastje naar de muur gestuurd te worden. Hier helpt een belplan bij. Een belplan stel je op om je belverkeer in goede banen te leiden. Je geeft aan wat er moet gebeuren als je nummer gebeld wordt. Denk bijvoorbeeld aan:

  • bij wie een oproep binnenkomt

  • hoe lang de telefoon rinkelt

  • wat er gebeurt als er niemand opneemt

  • wat er gebeurt buiten openingstijden

Wil je bijvoorbeeld dat de oproep naar een voicemail gaat als er niet wordt opgenomen? Of wil je dat één van de andere collega‘s de telefoon beantwoordt? Moet een inkomende oproep binnenkomen bij één persoon of bij een heel team? Je kunt zelf instellen wat het handigst is voor jouw situatie.

Check hier alle ins en outs voor het opstellen van jouw belplan.

 

Tip 2: Hou de lijntjes kort

Niemand houdt ervan om aan het lijntje gehouden te worden. Communiceer daarom zoveel mogelijk met een direct nummer. Hiermee voorkom je dat de beller onnodig wordt doorgeschakeld en dat de juiste persoon direct antwoord kan geven op de vraag van je klant. Nu is het natuurlijk mogelijk dat niet direct met de juiste persoon kan worden doorgeschakeld. Richt daarom een kort en bondig keuzemenu in. Denk goed na over de vragen die jouw klanten kunnen hebben en pas daar je keuzemenu op aan.

Geef en bied ook alternatieven voor de telefoon aan op je website. Ga aan de slag met een speciaal webcare kanaal op social media, of creëer een chat functie op je website. Mocht dit te veel tijd kosten om in te richten, kijk dan hoe je je website kan uitbreiden met handleidingen en een veel gestelde vragen pagina.

Meer tips om je klantenservice zo optimaal mogelijk in te richten? Check onze 5 tips voor een klachtenloze klantenservice.

 

 

Tip 3: Altijd bereikbaar: VoIP en integratie vaste telefonie

VoIP is inmiddels een bekende term binnen de telecomwereld. VoIP staat voor Voice over Internet Protocol, en houdt in dat je over een dataverbinding belt met je klanten. Het belangrijkste verschil tussen analoge telefonie en bellen over het internet, is dat je niet meer naar telefoonnummers belt, maar naar IP-adressen. Dit zorgt onder andere voor een betere gesprekskwaliteit. Ook bel je met VoIP vaak tegen een lager maandbedrag dan bij analoog of digitaal bellen.

VoIP gebruik je als je snel, goedkoop én een onbeperkt aantal telefoongesprekken over één verbinding wil voeren. Heb je toekomstplannen met je bedrijf? Daar is VoIP op voorbereid. De draadloze verbinding is namelijk schaalbaar en makkelijk uit te breiden.

 

 

Onderweg altijd bereikbaar

Zijn je medewerkers vaak op weg of werkzaam op een andere locatie? Dan is die persoon mogelijk voor klanten niet bereikbaar op het vaste nummer. Gelukkig valt dit tegenwoordig eenvoudig op te lossen. Verschillende telecom/ICT bedrijven bieden namelijk een mobiele app aan waarmee de medewerker ook onderweg gebeld kunt worden en afhandelen alsof je je vaste telefoon op je bureau hebt staan.

sTN heeft contacten met die specialist en brengt daarom ook sTN VoIP Premium. Wij helpen jou met het opzetten van VoIP telefonie en telefonieoplossingen in de cloud. Met de geïntegreerde app kun je onder meer gesprekken opzetten, een eigen telefoonaansluiting beheren, voicemailberichten terug luisteren en aansluitingen doorschakelen.

Zo werken je medewerkers thuis of onderweg net alsof ze op kantoor zitten. Klanten zien dan ook het vaste nummer verschijnen en collega’s kunnen zien of diegene wel of niet in gesprek is.

Benieuwd hoe jouw bedrijf altijd en overal soepel bereikbaar kan zijn? sTN adviseert je graag, geheel vrijblijvend.

 

 

 

Tip 4: Werk met tijdsloten

Je kunt ook met tijdsloten werken; dat zijn de tijden waarop je telefonisch bereikbaar bent. Je kunt deze tijden zelf instellen, het makkelijkste tijdslot is (bijvoorbeeld) van negen tot vijf. Maar je kunt ook een lunchpauze inlassen, dat je medewerkers even rustig een boterham kunnen eten. Voor en na de opening van het tijdslot kunnen er natuurlijk dringende oproepen zijn; deze kun je met een keuzemenu weer opvangen. Door het juiste nummer te kiezen wordt de beller dan doorverbonden met de medewerker die dienst heeft, zonder dat het mobiele nummer bekend wordt bij de klant. Wel zo handig als de medewerker toevallig vrij is.

Als er geen dringende noodzaak is kan de beller een voicemail ingespreken en deze wordt dan tijdens kantooruren opgepakt.

Deze tijdsloten kunnen ook per functie worden ingesteld. Stel dat de medewerker op de administratie alleen maandag, woensdag en vrijdag in de ochtenden werkt. Dan kan het keuzemenu buiten deze dagen aangeven dat de medewerker op één van de werkdagen reageert op de voicemail. Wel zo efficiënt, zo hoeven de andere medewerkers de telefoon op dat moment niet te beantwoorden. De vragen van de beller worden keurig in een voicemail gebundeld. De medewerkers houden tijd over én je raakt nooit meer een handgeschreven terugbelverzoek kwijt! Een win-win situatie!

Terug naar het nieuwsoverzicht