Een persoonlijke meldtekst instellen

Een beetje persoonlijke touch kan tijdens de feestdagen een wereld van verschil maken, en dat geldt ook voor je telefoonmeldingen. Het is super belangrijk om je klanten altijd op de hoogte te houden, vooral als je openingstijden even een feestelijke draai krijgen. Houd er rekening mee dat de stappen voor het instellen of tijdelijk aanpassen van een meldtekst kunnen verschillen per telecomprovider, dus zorg ervoor dat je op tijd de juiste stappen neemt. Niemand houdt van last-minute stress, toch?

Zelf meldteksten inspreken met VoIP Plus en Alles-in-eén via sTN

Met VoIP Plus en Alles-in-één via sTN heb je de vrijheid om zelf een tijdelijke meldtekst in te spreken en deze moeiteloos te activeren. Onderstaand leggen we stapsgewijs hoe je moeiteloos zelf je (aangepaste) meldtekst(en) inspreekt.

 Meldtekst instellen - sTN Alles-in-één

Indien je gebruik maakt van de sTN Alles-in-één telefooncentrale kun je op de volgende manier meldteksten inspreken, beluisteren en activeren.

• TEKST antwoordapparaat inspreken | 9121 + BELLEN
• TEKST meldtekst terugluisteren | 9122 + BELLEN

Let op! Als je een aangepaste meldtekst inspreekt, dan zal deze alle eerdere meldteksten overschrijven. De aangepaste meldtekst blijft actief totdat je bijv. terugschakelt naar de normale openingstijden.

Na het inspreken van de meldtekst is de deze meldtekst nog niet geactiveerd. Om deze te activeren moet het antwoordapparaat worden ingeschakeld.

• Antwoordapparaat AAN (activeren meldtekst): | *414 + BELLEN

Om weer terug te schakelen naar je normale rooster/instellingen:

• Antwoordapparaat UIT (deactiveren meldtekst): | *412+ BELLEN
  
  

Een uitgebreide handleiding van de belcodes horend bij sTN Alles-in-één vind je hier.

 Meldtekst instellen - VoIP Plus

Indien je gebruik maakt van de sTN VoIP Plus telefooncentrale kun je op de volgende manier meldteksten inspreken, beluisteren en activeren.

• TEKST meldtekst inspreken | 9121 + BELLEN
• TEKST meldtekst terugluisteren | 9122 + BELLEN
• Activeren meldtekst (zoals bovenstaand ingesproken) | *415 + BELLEN

Let op! Deze aangepaste meldtekst overschrijft alle meldteksten in het standaard bereikbaarheidsplan en blijft actief totdat je bijvoorbeeld onderstaande opdracht (terug naar of activeren van openingstijden) geeft.

Om weer terug te schakelen naar je normale rooster:

• Terug naar 'OPENINGSTIJDEN' | *411 + BELLEN

Een uitgebreide handleiding van de belcodes horend bij sTN VoIP Plus vind je hier.

Indien gewenst, kan onze helpdesk de meldtekst voor je inspreken en activeren, maar hier zijn wel kosten aan verbonden. De kosten voor het wijzigen van een meldtekst bedragen €25,- en voor het inspreken van een audiobericht wordt €25,- extra gerekend. Zorg ervoor dat je het gesproken audiobericht of de geschreven meldtekst minstens een week van tevoren aanlevert per e-mail naar: helpdesk@stn.nl.

Een voorbeeld van een meldtekst gedurende de feestdagen

 Een voorbeeld van een meldtekst voor de feestdagen zou kunnen zijn:

‘’Goedendag, dit is de voicemail van (bedrijfsnaam). In verband met de feestdagen zijn wij gesloten tot/op (datum). Laat een bericht achter, en we bellen u na de feestdagen weer terug. Wij wensen u fijne feestdagen toe!’’

Automatisch out of office antwoord

Tijdens afwezigheid, bijvoorbeeld vanwege vakantie, maken velen gebruik van automatische out-of-office-antwoorden. Niet alleen handig voor ontvangers om te weten wanneer ze een reactie kunnen verwachten, maar het is ook slim om te vermelden wie wél bereikbaar is.

Is het hele bedrijf gesloten? Vergeet dan zeker niet een out-of-office in te stellen voor de algemene mailbox(en). Zo weten ontvangers dat het bedrijf op bepaalde dagen echt onbereikbaar is. Voor bedrijven die in noodgevallen bereikbaar moeten blijven, is het handig om klanten door te verwijzen naar bijvoorbeeld een noodnummer.

Een voorbeeld van een out of office antwoord:

Beste mailer,

Bedankt voor uw bericht. (bedrijfsnaam) is van (datum) t/m (datum) gesloten vanwege de feestdagen. Wij zijn na deze periode weer bereikbaar voor al uw berichten. Voor eventuele noodgevallen zijn wij bereikbaar op (datum) of via (e-mail). Namens het hele team van (bedrijfsnaam) wensen wij u fijne feestdagen toe!

Met vriendelijke groet,

(Bedrijfsnaam)

 Vermelding op social media en website

Als jouw bedrijf actief is op social media, zoals LinkedIn, Instagram en andere kanalen, is het belangrijk om daar een aparte post te plaatsen met de aangepaste openingstijden en -dagen. Het is handig om deze tijden of dagen apart te vermelden zodat het duidelijk en overzichtelijk wordt. Zorg er ook voor dat je deze informatie op je website plaatst, zodat klanten gemakkelijk kunnen vinden wanneer je bedrijf wél en niet geopend en bereikbaar is.

Een heldere feestplanning voor je medewerkers

Als je een team hebt dat tijdens de feestdagen in actie blijf, is het van groot belang dat zij goed geïnformeerd zijn over mogelijke wijzigingen en voorzien worden van de nodige ondersteuning. Een goed geïnformeerd team vormt namelijk de solide basis voor een geslaagde samenwerking. Zorg ervoor dat ze weten wat er speelt, wie wanneer vrij is en wie de verantwoordelijkheden van wie overneemt. En laten we niet vergeten onze klanten te bedanken voor hun begrip gedurende deze feestelijke periode; zij zijn onze partners in het creëren van een positieve sfeer. Door deze zorgvuldige balans behouden we niet alleen de bereikbaarheid van ons bedrijf, maar cultiveren we ook een harmonieuze en positieve feeststemming, wat de kern vormt van succesvolle zakelijke relaties.

Ook team sTN geniet van de feestdagen

Houd er rekening mee dat ook wij tijdens de feestdagen aangepaste openingstijden hanteren om volop te kunnen genieten van de feestdagen. Onze aangepaste openingstijden zijn:

• Maandag 25 december: Gesloten
• Dinsdag 26 december: Gesloten
• Woensdag 27 december t/m vrijdag 5 januari: 08:30 -17:00
• Maandag 1 januari: Gesloten