06-05-2024

Zo blijft jouw bedrijf óók tijdens de vakantieperiode goed bereikbaar

Leestijd: 7 minuten

Tijdens de vakantie staat ontspanning en rust vaak bovenaan de lijst, maar dat betekent niet meteen dat de wereld stil staat. Terwijl je medewerkers genieten van hun welverdiende vakantie, is het belangrijk dat je als bedrijf bereikbaar bent én blijft voor klanten en leveranciers. In deze blog vertellen we hoe je dit bewerkstelligt en geven wij je handige tips om ervoor te zorgen dat jouw bedrijf goed bereikbaar blijft tijdens de vakantieperiode. Zo kun je zorgeloos van de zomer genieten. Lees je mee?

Samenvatting

Met de vakantieperiode in zicht, willen we het belang van je bereikbaarheid benadrukken, zelfs wanneer je er even tussenuit bent voor rust. Het is cruciaal voor jouw bedrijf om tijdens de vakantie bereikbaar te blijven voor klanten en leveranciers. Een doordachte planning, ondersteund door geautomatiseerde telefonische oplossingen en duidelijke communicatie, is hierbij essentieel. Als je moeite hebt om de klantenservice intern te bemannen, kan uitbesteding een oplossing zijn om de kwaliteit te handhaven. Met deze strategieën kan iedereen met een gerust hart van de vakantie genieten terwijl het vertrouwen van klanten behouden blijft en de bedrijfsvoering soepel verloopt. Voor verdere vragen of overleg staan we graag voor je klaar.

Laat de telefoon het werk doen

Een slimme toevoeging voor een soepele bedrijfsvoering tijdens de vakantieperiode is het instellen van geautomatiseerde telefonische beantwoording, voorzien van heldere instructies en alternatieve contactmogelijkheden. Laat bijvoorbeeld medewerkers die op vakantie zijn hun inkomende oproepen doorschakelen naar een collega, antwoordservice of voicemail. En als het bedrijf volledig dicht is, voeg dan een zelf opgenomen geluidsbestand toe als voicemail, waarin je klanten vriendelijk informeert over de tijdelijke sluiting vanwege vakantie. Geef daarin ook aan waar zijn met incidenten en urgente zaken terecht kunnen. Door een doordachte planning, effectieve interne communicatie en geavanceerde telefonische oplossingen te combineren, zoals onze VoIP-systemen met uitgebreide functionaliteiten, kun je de bereikbaarheid van jouw bedrijf tijdens de vakantieperiode goed regelen.

Een persoonlijke meldtekst instellen

Een van de manieren om je klanten te voorzien van de juiste informatie, afhankelijk van de telefooncentrale die je als bedrijf hebt aangeschaft, is het instellen van een persoonlijke meldtekst. Met een meldtekst kun je op verschillende momenten (waaronder bijv. feestdagen) een speciale meldtekst instellen waarmee je je klant met een geluidsbestand kunt informeren. Houd er rekening mee dat de stappen voor het instellen of tijdelijk aanpassen van een meldtekst kunnen verschillen per telecomprovider, dus zorg ervoor dat je op tijd de juiste stappen neemt. Niemand houdt van last-minute stress, toch?

Zelf meldteksten inspreken met VoIP Plus en Alles-in-eén via sTN

Met VoIP Plus en Alles-in-één via sTN heb je de vrijheid om zelf een tijdelijke meldtekst in te spreken en deze moeiteloos te activeren. Onderstaand leggen we stapsgewijs hoe je moeiteloos zelf je (aangepaste) meldtekst(en) inspreekt.

Klanten die momenteel geen toegang hebben tot deze diensten, maar wel geïnteresseerd zijn, nodigen we uit om contact met ons op te nemen voor advies. We staan klaar om te bespreken hoe een upgrade mogelijk is, of om te onderzoeken welke mogelijkheden er binnen jullie systeem beschikbaar zijn.

Meldtekst instellen - sTN Alles-in-één

Indien je gebruik maakt van de sTN Alles-in-één telefooncentrale kun je op de volgende manier meldteksten inspreken, beluisteren en activeren.

TEKST antwoordapparaat inspreken | 9121 + BELLEN
TEKST meldtekst terugluisteren | 9122 + BELLEN

Let op! Als je een aangepaste meldtekst inspreekt, dan zal deze alle eerdere meldteksten overschrijven. De aangepaste meldtekst blijft actief totdat je bijv. terugschakelt naar de normale openingstijden.

Na het inspreken van de meldtekst is de deze meldtekst nog niet geactiveerd. Om deze te activeren moet het antwoordapparaat worden ingeschakeld.

Antwoordapparaat AAN (activeren meldtekst): | *414 + BELLEN

Om weer terug te schakelen naar je normale rooster/instellingen:

Antwoordapparaat UIT (deactiveren meldtekst): | *412+ BELLEN

Een uitgebreide handleiding van de belcodes horend bij sTN Alles-in-één vind je hier.

Meldtekst instellen - VoIP Plus

Indien je gebruik maakt van de sTN VoIP Plus telefooncentrale kun je op de volgende manier meldteksten inspreken, beluisteren en activeren.

TEKST meldtekst inspreken | 9121 + BELLEN
TEKST meldtekst terugluisteren | 9122 + BELLEN
Activeren meldtekst (zoals bovenstaand ingesproken) | *415 + BELLEN

Let op! Deze aangepaste meldtekst overschrijft alle meldteksten in het standaard bereikbaarheidsplan en blijft actief totdat je bijvoorbeeld onderstaande opdracht (terug naar of activeren van openingstijden) geeft.

Om weer terug te schakelen naar je normale rooster:

Terug naar 'OPENINGSTIJDEN' | *411 + BELLEN

Een uitgebreide handleiding van de belcodes horend bij sTN VoIP Plus
vind je hier.

Heldere communicatie is de sleutel

Goede communicatie tijdens vakantieperiodes is niet alleen een kwestie van gewoon goede service, maar ook van het behouden van het vertrouwen van je klanten. Door transparant te zijn en proactief te communiceren, laat je zien dat je de behoeften van je klanten serieus neemt en bereid bent om hen te ondersteunen, zelfs tijdens drukke of uitdagende tijden. Communiceer voor en tijdens de vakantieperiode actief via e-mail, social media en andere kanalen. Zorg ervoor dat belangrijke informatie zoals gewijzigde openingstijden of alternatieve contactmogelijkheden, tijdig én duidelijk worden gecommuniceerd. Door transparant te zijn over wat ze kunnen verwachten, voorkom voor je je klanten verrassingen en ongemakken.

Automatisch out-of-office antwoord

Tijdens afwezigheid, bijvoorbeeld vanwege vakantie, maken velen gebruik van automatische out-of-office-antwoorden. Niet alleen handig voor ontvangers om te weten wanneer ze een reactie kunnen verwachten, maar het is ook slim om te vermelden wie wél bereikbaar is. Een opgesteld out-of-office bericht moet voldoen aan de schrijfstijl van het bedrijf voor een professionele uitstraling en duidelijke communicatie. Is het hele bedrijf gesloten? Vergeet dan zeker niet een out-of-office in te stellen voor de algemene mailbox(en). Zo weten ontvangers dat het bedrijf op bepaalde dagen echt onbereikbaar is. Voor bedrijven die in noodgevallen bereikbaar moeten blijven, is het handig om klanten door te verwijzen naar bijvoorbeeld een noodnummer.

Uitbesteding klantenservice

Klantenservice vertegenwoordigt het gezicht van je bedrijf en is vaak de eerste lijn van contact met klanten. Tegenwoordig gaat het verder dan alleen telefoongesprekken; het omvat diverse vormen van klantinteractie. Maar wat als je intern geen oplossingen kunt vinden voor tijdelijke onderbezetting? Het inschakelen van tijdelijk personeel via een externe partij kan hierbij uitkomst bieden. Hiermee behoud je een hoog serviceniveau, zelfs wanneer je interne team met vakantie is. Externe klantenservice-experts beschikken doorgaans over de juiste tools, ervaring en training om klanten tevreden te houden. Bovendien zorgen ze ervoor dat klanten direct met een persoon kunnen spreken. Er zijn in Nederland diverse partijen beschikbaar die de uitbesteding van jouw klantenservice kunnen verzorgen.

Zelf in alle rust op vakantie

Kortom, het hebben van goede bereikbaarheid tijdens de vakantieperiode is van groot belang om de tevredenheid van je klanten te waarborgen. Met een doordachte planning, goede communicatie, technologische oplossingen en alternatieve contactkanalen kun je in alle rust op vakantie gaan. Door deze maatregelen te nemen, kun je de verwachtingen van je klanten overtreffen en het vertrouwen in je bedrijf versterken. Neem dus de tijd om deze tips toe te passen en geniet zelf ook van een welverdiende vakantie, wetende dat je bedrijf goed bereikbaar blijft.

En dan nu, tijd voor vakantie. We wensen je namens ons hele team een fijne zomer toe! In de zomermaanden zitten we natuurlijk gewoon voor je klaar. Heb je onze hulp nodig of heb je vragen? Neem dan contact op met onze helpdesk via: 0348 – 49 50 51 of per mail: helpdesk@stn.nl. We staan voor je klaar!

Terug naar het nieuwsoverzicht